17 conseils de présentation PowerPoint pour créer des diaporamas plus créatifs
Même si ma présentation orale est bien répétée, une mauvaise expérience visuelle peut la ruiner pour le public.
L'expertise ne signifie rien sans une bonne présentation pour la sauvegarder. Pour commencer, prenez votre collection de modèles PowerPoint gratuits ci-dessous et utilisez les conseils qui suivent pour perfectionner votre prochaine présentation.
Quel que soit votre sujet, les PowerPoints réussis dépendent de trois facteurs principaux: votre maîtrise des outils de conception de PowerPoint, votre attention aux processus de présentation et votre dévouement à un style cohérent. Voici quelques conseils simples pour vous aider à maîtriser chacun de ces facteurs, et n'oubliez pas de consulter les ressources supplémentaires au bas de cet article.
1. Ne laissez pas PowerPoint décider de la façon dont vous utilisez PowerPoint.
Microsoft voulait fournir aux utilisateurs de PowerPoint de nombreux outils. Mais cela ne signifie pas que vous devez tous les utiliser. Voici quelques éléments clés à surveiller:
-Assurez-vous que les thèmes PPT prédéfinis complètent vos besoins avant de les adopter.
-Essayez de ne pas utiliser les polices par défaut de Microsoft Office, Calibri et Cambria. L'utilisation de ces deux polices de caractères peut rendre la présentation décevante.
-Les professionnels ne doivent jamais utiliser les sons d'action de PPT. (Veuillez considérer votre public au-dessus de vos préférences personnelles).
-PowerPoint rend les bulletins automatiques, mais demandez-vous: les balles sont-elles réellement adaptées à ce que vous devez faire? Parfois, ils le sont, mais pas toujours.
-Les valeurs par défaut PPT récentes incluent une petite ombre sur toutes les formes. Supprimez cette ombre si elle n'est pas réellement nécessaire. Ne laissez pas non plus les formes dans leur bleu par défaut.
2. Créez des tailles de diapositives personnalisées.
Bien que vous puissiez généralement vous en tirer avec la taille de diapositive par défaut pour la plupart des présentations, vous devrez peut-être l'ajuster pour les présentations plus grandes sur des écrans de taille étrange. Si vous devez le faire, voici comment.
- Dans le coin supérieur gauche, choisissez "Fichier".
- Sélectionnez "Mise en page".
- Tapez la hauteur et la largeur de l'arrière-plan que vous souhaitez, puis cliquez sur "OK".
- Une boite de dialogue s affiche. Cliquez à nouveau sur "OK".
- Votre arrière-plan est redimensionné!
Astuce: redimensionnez vos diapositives avant d'y ajouter des objets, sinon les dimensions de vos objets deviendront asymétriques.
3. Modifiez la conception de votre modèle de diapositive.
Souvent, il est beaucoup plus facile de modifier votre modèle PowerPoint avant de commencer - de cette façon, vous n'avez pas conçu chaque diapositive à la main. Voici comment procéder.
- Sélectionnez "Thèmes" dans la navigation supérieure.
- À l'extrême droite, cliquez sur "Modifier le masque", puis sur "Masque des diapositives".
- Apportez les modifications que vous souhaitez, puis cliquez sur "Fermer le masque". Toutes les diapositives actuelles et futures de cette présentation utiliseront ce modèle.
4. Écrivez du texte en pensant à votre public.
Une partie importante du contenu d'un PowerPoint est du texte. Une bonne copie peut faire ou défaire votre présentation, donc évaluer votre travail écrit sous plusieurs angles différents pourrait vous donner l'impression d'être plus convaincant. Penser à la façon dont votre texte est reçu différencie les bons présentateurs des meilleurs.
Typographie:
Beaucoup de gens sous-estiment l'influence de la police de caractères, mais le choix de la bonne police est important - la perception de votre type de police peut influencer l'impression que votre public a de vous. La bonne police est l'occasion de transmettre une personnalité et un professionnalisme cohérents.
Certaines polices sont considérées comme propres et professionnelles, mais cela ne signifie pas qu'elles sont ennuyeuses. Une erreur courante est de penser que votre police n'est pas suffisamment "excitante", ce qui pourrait vous amener à choisir une police qui distrait de votre message global.
Cela dit, vous pouvez toujours utiliser des polices amusantes et excentriques - avec modération. La compensation d'une police amusante ou de grandes lettres avec quelque chose de plus professionnel peut créer une présentation attrayante. Par-dessus tout, assurez-vous que vous êtes cohérent afin que votre présentation soit identique sur chaque diapositive, afin que votre public ne soit pas distrait par trop de polices disparates.
5. Assurez-vous que tous vos objets sont correctement alignés.
Avoir des objets correctement alignés sur votre diapositive est la clé pour lui donner un aspect soigné et professionnel. Vous pouvez essayer manuellement d'aligner vos images ... mais nous savons tous comment cela fonctionne généralement. Vous essayez de vous assurer que tous vos objets se trouvent au milieu de votre diapositive, mais lorsque vous les faites glisser là-bas, cela ne semble toujours pas correct. Débarrassez-vous de votre jeu de devinettes et laissez PowerPoint travailler sa magie avec cette astuce.
Comment aligner plusieurs objets:
- Sélectionnez tous les objets en maintenant la touche "Shift" et en cliquant sur chacun d'eux.
- Sélectionnez "Organiser" dans la barre d'options supérieure, puis choisissez "Aligner ou distribuer".
- Choisissez le type d'alignement que vous souhaitez.
Comment aligner des objets sur la diapositive:
- Sélectionnez tous les objets en maintenant la touche "Shift" et en cliquant sur chacun d'eux.
- Sélectionnez "Organiser" dans la barre d'options supérieure, puis choisissez "Aligner ou distribuer".
- Sélectionnez "Aligner sur la diapositive".
- Sélectionnez à nouveau "Organiser" dans la barre d'options supérieure, puis choisissez "Aligner ou distribuer".
- Choisissez le type d'alignement que vous souhaitez.
6. Utilisez les "Menus de formatage" pour mieux contrôler les conceptions de vos objets.
Les menus de format vous permettent de faire des ajustements fins qui semblent autrement impossibles. Pour ce faire, faites un clic droit sur un objet et sélectionnez l'option "Format". Ici, vous pouvez affiner les ombres, ajuster les mesures de forme, créer des reflets et bien plus encore. Le menu qui apparaîtra ressemble à ceci:
Bien que les principales options se trouvent dans les barres d'outils de format de PowerPoint, recherchez un contrôle complet dans le menu de la fenêtre de format. Voici d'autres exemples d'options disponibles:
- Ajuster le texte à l'intérieur d'une forme.
- Création d'une ombre naturelle en perspective derrière un objet.
- Recoloration des photos manuellement et avec des options automatiques.
7. Profitez des formes de PowerPoint.
De nombreux utilisateurs ne réalisent pas à quel point les outils de mise en forme de PowerPoint sont devenus flexibles. En combinaison avec les options de format étendues publiées par Microsoft en 2010, le potentiel d'une bonne conception avec des formes est facilement disponible. PowerPoint fournit à l'utilisateur un grand nombre d'options de forme au-delà des modèles de rectangle traditionnels, ovales et rectangulaires, contrairement même aux programmes de conception professionnels comme Adobe Creative Suite ou Quark.
Les formes d'aujourd'hui incluent une fonction Smart Shapes hautement fonctionnelle, qui vous permet de créer des diagrammes et des organigrammes en un rien de temps. Ces outils sont particulièrement utiles lorsque vous considérez que PowerPoint est un support visuel. Les paragraphes et les listes à puces sont ennuyeux - vous pouvez utiliser des formes pour mieux exprimer votre message.
8. Créez des formes personnalisées.
Lorsque vous créez une forme, faites un clic droit et appuyez sur "Modifier les points". En modifiant des points, vous pouvez créer des formes personnalisées qui correspondent à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez remodeler les flèches pour qu'elles correspondent aux dimensions que vous aimez.
Une autre option consiste à combiner deux formes ensemble. Lorsque vous sélectionnez deux formes, cliquez avec le bouton droit de la souris et accédez au sous-menu "Groupement" pour voir une variété d'options.
- Combiner crée une forme personnalisée qui a des parties superposées des deux formes précédentes découpées.
- Union crée une forme complètement fusionnée.
- Intersection crée une forme uniquement des sections qui se chevauchent des deux formes précédentes.
- Soustraire coupe la partie chevauchante d'une forme de l'autre.
En utilisant ces outils plutôt qu'en essayant d'éditer des points avec précision, vous pouvez créer des formes personnalisées mesurées avec précision.
9. Recadrez les images dans des formes personnalisées.
Outre la création de formes personnalisées dans votre présentation, vous pouvez également utiliser PowerPoint pour recadrer des images existantes dans de nouvelles formes. Voici comment procéder:
Cliquez sur l'image et sélectionnez "Format" dans la barre d'options.
Choisissez "Crop", puis "Masque à la forme", puis choisissez la forme souhaitée. Ta-da! Photos personnalisées.
10. Présentez des sites Web dans PowerPoint.
Selon la tradition, si vous souhaitez afficher un site Web dans un PowerPoint, vous devez simplement créer un lien vers la page et inviter un navigateur à s'ouvrir. Pour les utilisateurs de PC, il existe une meilleure option.
Un logiciel tiers qui s'intègre entièrement dans l'onglet développeur de PowerPoint peut être utilisé pour intégrer un site Web directement dans votre PowerPoint à l'aide d'un iframe HTML normal. L'un des meilleurs outils est LiveWeb, un logiciel tiers développé indépendamment.
En utilisant LiveWeb, vous n'avez pas besoin d'interrompre votre PowerPoint et votre présentation restera fluide et naturelle. Que vous intégriez une page Web entière ou simplement une vidéo YouTube, cela peut être une amélioration tierce de haute qualité.
Malheureusement, les utilisateurs de Mac n'ont pas d'option similaire. Un bon deuxième choix consiste à prendre des captures d'écran du site Web, à s'y connecter via un navigateur ou à intégrer des médias (comme une vidéo YouTube) en les téléchargeant directement sur votre ordinateur.
11. Essayez d'utiliser des GIF.
Les GIF sont des images animées en boucle utilisées pour communiquer une humeur, une idée, des informations et bien plus encore. Les utilisateurs ajoutent des GIF aux Powerpoints pour être amusants ou faire rapidement la démonstration d'un processus. Il est facile d'ajouter des GIF à vos diapositives. Pour ce faire, suivez simplement ces étapes:
- Téléchargez et enregistrez le GIF que vous souhaitez.
- Accédez à la diapositive sur laquelle vous souhaitez afficher le GIF.
- Accédez à l'onglet "Accueil", puis cliquez sur "Insérer" ou "Image".
- Dans le menu déroulant "Image", choisissez "Image du fichier".
- Accédez à l'endroit où vous avez enregistré votre GIF et sélectionnez-le. Ensuite, choisissez "Insérer".
- Pour lire le GIF animé, cliquez sur l'onglet "Diaporama" puis sur "Lire à partir de la diapositive actuelle".
12. Restez simple.
PowerPoint est un excellent outil pour soutenir votre présentation avec des informations visuelles, des graphiques et des points supplémentaires. Cela signifie que votre powerpoint ne doit pas être l'intégralité de votre présentation. Vos diapositives - aussi créatives et belles soient-elles - ne devraient pas être la vedette du spectacle. Gardez votre texte et vos images clairs et concis, en les utilisant uniquement pour compléter votre message et votre autorité.
Si vos diapositives contiennent des informations denses et encombrées, cela distraira à la fois votre public et augmentera vos chances de perdre son attention. Rien dans vos diapositives ne devrait être superflu! Gardez votre présentation convaincante en la gardant propre. Il y a quelques façons de le faire:
- Limitez les puces et le texte.
- Évitez les paragraphes et les citations longues.
- Conservez "l'espace blanc" ou "l'espace négatif".
- Gardez les pourcentages, les graphiques et les données super basiques.
13. Intégrez vos fichiers de polices.
Un problème constant que les présentateurs ont avec PowerPoint est que les polices semblent changer lorsque les présentateurs passent d'un ordinateur à un autre. En réalité, les polices ne changent pas - l'ordinateur de présentation n'a tout simplement pas les mêmes fichiers de polices installés. Si vous utilisez un PC et effectuez une présentation sur un PC, le problème est résolu sans problème. (Lorsque vous impliquez des systèmes Mac, la solution est un peu plus grossière. Voir Astuce # 11.)
Voici l'astuce: lorsque vous enregistrez votre fichier PowerPoint (uniquement sur un PC), vous devez cliquer sur Enregistrer les options dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous…". Ensuite, cochez la case "Intégrer les polices TrueType" et appuyez sur "OK". Maintenant, votre présentation conservera le fichier de police et vos polices ne changeront pas lorsque vous déplacez des ordinateurs (sauf si vous donnez votre présentation sur un Mac).
14. Enregistrez vos diapositives au format JPEG.
Dans PowerPoint pour Mac 2011, il n'y a pas d'option pour incorporer des polices dans la présentation. Donc, à moins que vous n'utilisiez des polices omniprésentes comme Arial ou Tahoma, votre PPT va probablement rencontrer des changements de police sur différents ordinateurs.
La façon la plus sûre d'éviter cela est d'enregistrer votre présentation finale au format JPEG, puis d'insérer ces fichiers JPEG dans vos diapositives. Sur un Mac, les utilisateurs peuvent facilement faire glisser et déposer les fichiers JPEG dans PPT avec un temps de chargement rapide. Si vous n'utilisez pas d'actions dans votre présentation, cette option fonctionne particulièrement bien.
Si vous voulez que votre présentation apparaisse "animée", vous devrez faire quelques bricolages. Tout ce que vous avez à faire est de sauvegarder les JPEG de chaque "image" de l'animation. Ensuite, dans votre présentation finale, vous n'aurez qu'à afficher ces fichiers JPEG dans l'ordre dans lequel vous souhaitez que l'animation apparaisse. Bien que vous ayez techniquement plusieurs nouvelles diapositives à la place d'une diapositive originale, votre public ne fera pas la différence.
Une considération importante: si votre PPT comprend beaucoup de JPEG, la taille du fichier augmentera.
15. Intégrer du multimédia.
PowerPoint vous permet de créer des liens vers des fichiers vidéo / audio en externe ou d'incorporer les médias directement dans votre présentation. Vous devez incorporer ces fichiers si vous le pouvez, mais si vous utilisez un Mac, vous ne pouvez pas réellement incorporer la vidéo (voir la note ci-dessous). Pour les PC, deux bonnes raisons pour l'intégration sont:
L'incorporation vous permet de lire des médias directement dans votre présentation. Cela aura l'air beaucoup plus professionnel que de basculer entre les fenêtres.
L'incorporation signifie également que le fichier reste dans la présentation PowerPoint, il doit donc être lu normalement sans travail supplémentaire (sauf sur un Mac).
Remarque: les utilisateurs de Mac OS de PowerPoint doivent faire très attention à l'utilisation de fichiers multimédias.
Si vous utilisez PowerPoint pour Mac, vous devrez toujours apporter le fichier vidéo et / ou audio avec vous dans le même dossier que la présentation PowerPoint. Il est préférable d'insérer des fichiers vidéo ou audio uniquement une fois que la présentation et le dossier contenant ont été enregistrés sur un lecteur portable dans leur dossier permanent. De plus, si la présentation sera lue sur un ordinateur Windows, les utilisateurs de Mac doivent s'assurer que leurs fichiers multimédias sont au format WMV. Cette astuce devient un peu compliquée, donc si vous souhaitez utiliser PowerPoint efficacement, envisagez d'utiliser le même système d'exploitation pour la conception et la présentation, quoi qu'il arrive.
16. Apportez votre propre matériel.
Entre les systèmes d'exploitation, PowerPoint est toujours un peu nerveux. Même entre les différentes versions de PPT, les choses peuvent changer. Une façon de résoudre ces problèmes est de vous assurer que vous disposez du bon matériel - il vous suffit donc d'apporter votre propre ordinateur portable lors de votre présentation.
17. Utilisez «Presenter View».
Dans la plupart des situations de présentation, il y aura à la fois un écran de présentation et l'affichage principal projeté pour votre présentation. PowerPoint dispose d'un excellent outil appelé Presenter View, qui se trouve dans l'onglet "Diaporama" de PowerPoint 2010 (ou 2011 pour Mac). La vue Présentateur comprend une zone pour les notes, une minuterie / horloge et un affichage de présentation.
Pour de nombreux présentateurs, cet outil peut aider à unifier leur présentation orale et leur aide visuelle. Vous ne voulez jamais faire en sorte que le PowerPoint ressemble à une pile de notes que vous utilisez avec une béquille. Utilisez l'option Affichage du présentateur pour créer une présentation plus naturelle.
Conseil de pro: au début de la présentation, vous devez également appuyer sur CTRL + H pour faire disparaître le curseur. Appuyer sur la touche "A" le ramènera si vous en avez besoin!
Avec des processus de style, de conception et de présentation à votre actif, vous pouvez faire bien plus avec PowerPoint que de simples présentations pour vos clients. PowerPoint et les applications de diapositives similaires sont des outils flexibles à ne pas oublier.
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